Coluna de Divino Leitão : O fantástico Google Docs

No princípio, era apenas mais um dos tantos programas em formato WEB2, ou seja, aplicativos que rodam diretamente em um navegador e sua proposta era oferecer uma opção ao Word, da Microsoft. Foi nesta época (nem lembro mais o ano) que me inscrevi e comecei a utilizar o serviço.
Quando a Google incorporou o serviço o Writely já contava com a opção de criar planilhas e o serviço foi crescendo não apenas em opções mas também em qualidade e a cada dia revela mais e mais surpresas.

COMO USAR?

O serviço é totalmente gratuito, para usar basta ter uma conta de email no Google, se ainda não tem a sua entre em www.gmail.com e crie a sua em instantes.

Mas mesmo que não possua uma conta do GMAIL qualquer pessoa poderá ter acesso ao GDOCS (vamos chamar assim que é mais fácil) recebendo um convite para acessar documentos, seja como leitor ou colaborador.

PARA QUE SERVE?

A primeira vista pode parecer que o GDOCS é apenas mais uma alternativa ao MS Office e tecnicamente seria inferior,já que não oferece a opção do Access, mas neste caso as aparências enganam.

As possibilidades de uso do GDOCS são muito mais interessantes do que usar qualquer pacote, seja o da Microsoft ou outros - como o Openoffice - por uma razão bem simples, o GDOCS usa uma filosofia de compartilhamento e integração muito mais avançada.

Os documentos criados no GDOCS estão naturalmente disponíveis para acesso tanto para leitura quanto para colaboração em criação. Ao criar um documento e compartilhar com outras pessoas é possível um nível de integração que os demais programas apenas buscam alcançar, mas sempre com soluções complexas, que exigem instalação e configuração de recursos muito acima da maioria das pessoas.

O uso corporativo do sistema certamente exigiria cuidados extras, pois os documentos estarem na rede reduz significativamente as possibilidades de segurança, mas para uso pessoal e acadêmico e mesmo comercial ele é perfeito.

ALGUNS EXEMPLOS

Uso muito o GDOCS para criar contratos de serviço, quando vou desenvolver um website – por exemplo – envio para o cliente o link de um contrato padrão, que ele poderá aprovar ou modificar a seu gosto. O cliente pode também enviar o contrato para um consultor ou advogado e estes também poderão interagir com o documento. Isso poupa muito tempo e assim que todos os envolvidos aprovarem o documento basta imprimi-lo, enviar a um RTD (Cartório de Registro de Títulos e Documentos) ou simplesmente gravar no micro das partes envolvidas, já que nem sempre um contrato de prestação de serviços precisa passar por tantos ritos legais, normalmente sua finalidade é apenas guiar um trabalho.

Outro uso muito comum é na elaboração de trabalhos em equipe, como um TCC (Texto/Tese de Conclusão de Curso) onde o criador poderá acessar o arquivo de qualquer local que esteja (se tiver internet) e poderá disponibiliza-lo a terceiros, seja para avaliação ou colaboração.

Também serve para usar em cursos, tutoriais e geração de apostilas.

E os exemplos acima referem-se ao uso apenas do editor de texto, mas o GDOCS é mais, muito mais, do que um editor de textos.

RECURSOS DO GDOCS

Apenas listar os recursos daria uma sensação errada de que o GDOCS é apenas um repositório para editor de texto, planilha, criador de apresentações, criador de formulários e outras funções que podem ser encontradas em qualquer pacote de programas ou individualmente. Mas é quando se integra todos estes sistemas que o poder do GDOCS começa a parecer mais claro.
Vamos começar pelo criador de formulários, um sistema bem simples de perguntas e respostas que pode ser criado por qualquer pessoa e divulgado a terceiros para que respondam, seja com finalidades didáticas, de pesquisa ou para simples diversão, como a criação de um Quiz.
As respostas a estes formulário podem ser integradas a uma planilha, que por sua vez pode gerar um gráfico para uma apresentação ou um texto.
Não é apenas a questão de integrar os elementos, mas de isso ser feito em tempo real, se uma pessoa responde a seu formulário, automaticamente os demais campos serão alterados.
Isso significa que sua apresentação exibirá dados atualizados, assim como os gráficos ou itens associados a planilha.
Ou seja, o maior recurso do GDOCS não é o sistema que ele tem ou virá a ter, mas sim a integração dos sistemas e a forma como estes dados interagem.
Como criador de um documento você poderá a qualquer momento definir quem pode ou não pode trabalhar neste documento, pode inclusive verificar onde um determinado colaborador está atuando naquele momento.
Para trabalho de equipe isso é fantástico.
Listar os recursos aqui seria tolice, entre diretamente no GDOCS e veja o que ele pode fazer pela sua necessidade.
Conforme informei logo no início, a única opção que ele AINDA não tem é um banco de dados, mas tenho certeza que devem estar trabalhando nisso por lá.

SÓ POSSO ACESSAR ON LINE?

Quando foi criado o sistema só podia ser acessado a partir de uma conexão Internet e isso evidentemente seria um fator limitador de seu uso, já que nem sempre temos uma conexão a disposição.
Pensando nisso a GOOGLE disponibilizou uma opção de acesso off line, usando uma ferramenta chamada GEARS, que permite sincronizar os documentos do GDOCS com seu micro e trabalhar neles offline, usando Java.
Ao selecionar a opção de trabalho offline as ferramentas necessárias serão instaladas no seu micro e a partir daí poderá usar o GDOCS também quando não tiver acesso a Internet, evidentemente com as limitações de compartilhamento, até que possa acessar novamente.
Isso é fantástico para quem usa os atuais netbooks, que são equipamentos com memória e recursos limitados.
O GDOCS também pode ser utilizado em equipamentos portáteis de diversos tipos, mas neste caso vai depender muito do sistema Operacional de sua plataforma.

SÓ FUNCIONA COM WINDOWS?

Ai que está o maior pulo-do-gato do GDOCS, ele pode funcionar em praticamente todos os sistemas operacionais, não importa se você está num Mac, num sabor Linux qualquer, ou na sua versão preferida do Windows e ainda alguns outros sistemas de portáteis, o GDOCS usa navegadores e linguagem Java, o que o torna compatível com praticamente qualquer sistema.

Ou seja, o texto que você escrever, a planilha ou apresentação que criar poderão ser vistas em uma enorme gama de visualizadores e você só irá se preocupar com o conteúdo, nada mais.

CONCLUSÃO

Pode-se dizer que o GDOCS definiu uma geração no uso de sistemas integrados, a primeira geração,que iniciou com o saudoso VisiCalc, que foi desbancado pelo Lotus 123 e que posteriormente foi substituído pelo MS Office.
É cedo ainda para dizer que o GDOCS vai tomar o lugar do MS Office, mas que é um dos mais sérios candidatos a fazer isso não há qualquer dúvida.

Paralelamente a este texto estou criando – usando o próprio GDOCS – uma série de tutoriais gratuitos, onde explico mais detalhadamente como se usa o serviço.

Para a agradável leitora ou o prezado leitor serem convidados a ver tais documentos devem enviar seu email fazendo um pedido direto ou apenas acompanhar meu blogue, que está informado logo abaixo. Só peço um pouco de paciência pois a finalização destes tutoriais dependem de um tempo que anda bastante escasso, já que finalmente 2009 começou pra valer e vem muita novidade por ai.

A propósito... o endereço para acessar o GDOCS: http://docs.google.com

Divino é consultor em TI, mais detalhes em http://interfaceinterativa.blogspot.com ou por email, diretamente para divino@gmail.com

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• Comentário enviado por Lelo em 24/07/09

  Muita coisa escrita, mas não diz nada claramente. Até hoje não conseguir compreender os recursos do Google Docs.